Excel 2010 Blog

BEx Analyzer das Excel AddIn für Analysen, Reporting und Queries aus dem SAP DataWarehouse

Häufig verwenden die SAP BI-Benutzer um das Ergebnis ihrer Analysen, Reports und Queries in der vertrauten Excel Arbeitsumgebung geliefert zu bekommen den BEx Analyzer.

Dieses mächtige AddIn hat mich von der ersten Nutzung an wahnsinnig beeindruckt. Es kombiniert die Möglichkeiten des Zugriffs auf SAP InfoProvider-Daten, Queries und Query-Views im SAP BI mit der vertrauten Arbeitsmöglichkeit in Microsoft Excel und motzt die bereits in Excel im Standard vorhandenen Möglichkeiten nochmals gewaltig auf. Hier kann man echt sagen „SAP und MS-Excel – zwei Giganten arbeiten Hand in Hand!“.

Voraussetzung ist natürlich zunächst mal eine SAP-GUI Installation die den BEx Analyzer beinhaltet sowie der Zugriff auf ein SAP BW-System. Nun werden Ihnen beim ersten Start des Analyzers 2 Werkzeugleisten angezeigt.

Die BEx Werkzeugleiste Analyse enthält alle Funktionen, die der Benutzer zum Arbeiten mit den Query-Ergebnissen in der Arbeitsmappe braucht.

Die BEx Werkzeugleiste Design enthält die Funktionen, die beim Entwickeln der Arbeitsmappe verwendet werden.

Wer häufig mit dem BEx arbeitet sollte sich das Ganze schon so einstellen, dass das Excel-AddIn schon automatisch beim Start von Excel mitgeladen wird.

Diese Einstellung erreicht man durch einen Klick auf das Symbol “globale Einstellungen”

Im nun erscheinenden Fenster wird das Häkchen bei “BEx Analyzer starten, wenn MS Excel startet” gesetzt. Auf die weiteren Einstellmöglichkeiten innerhalb der globalen Einstellungen werde ich anhand einiger konkreter Beispielen in noch folgenden Blogbeiträgen genauer eingehen.

An dieser Stelle auch noch ein kleiner Hinweis für eventuell auftretende Fehlermeldungen. Bei einigen Kollegen kam es, abhängig vom Installationspfad und der Version des SAP GUI’s sowie abhängig vom jeweiligen Betriebssystem und der verwendeten Office Version zu den unterschiedlichsten Fehlermeldungen beim Nutzen der Option “BEx Analyzer starten, wenn MS Excel startet”.

Hier empfiehlt es sich, dann einfach das AddIn auf gewohnte Art und Weise direkt unter Excel einzubinden.

Für Versionen Excel 2003 und früher geht das unter Extras AddIns – dort wählt man nun den Schalter “durchsuchen” und navigiert zur Datei BExAnalyzer.xla.In der Regel liegt diese im Verzeichnis des SAPGUI unter Win32\BI

Diese öffnen und im darauf erscheinenden Fenster ist nun das AddIn zu sehen.

Nun wird das AddIn auch bei jedem Excelstart geladen.

Unter Excel 2007 oder Excel 2010 funktioniert dies über den Office-Button- Klick auf Excel Optionen.

Hier auf der linken Seite AddIns und dann auf “Excel-Add-Ins “Gehe zu…”.  Ab hier ist die weitere Vorgehensweise die selbe wie bei Excel 2003 und früher.

Wer sowieso permanent im SAP System arbeitet und im SAP BI mit dem selben Benutzer arbeitet, kann über das Kontrollkästchen “SAP GUI-Verbindung anmelden und aktivieren” gleich schon hinterlegen, dass beim Start des Analyzers die selbe Benutzerkennung verwendet wird.

Ansonsten fordert das SAP System beim Öffnen von Arbeitsmappen , Queries oder beim Neuerstellen von Queries zunächst einmal die Anmeldedaten ab.

Nach erfolgter Anmeldung stehen uns nun abhängig von unseren Berechtigungen und unserer Rolle im SAP System die unterschiedlichen Möglichkeiten des BEx Analyzers zur Verfügung.

Auf die einzelnen Möglichkeiten gehe ich in den Artikeln “BExAnalyzer Analyse Toolbox” , “BEx Analyzer Designbox” und “Arbeiten mit Arbeitsmappen und Queries” ein. Diese erscheinen hier im Laufe der Woche.